Cum să desfășori o conferință eficientă

În mediul științific și de afaceri, conferința este unul dintre cele mai eficiente moduri de comunicare. Un astfel de eveniment vă permite să rezumați experiența acumulată pe subiecte de interes, să faceți cunoștință cu noile evoluții din industrie, să stabiliți relații interesante. De regulă, o conferință are o natură pe scară largă și, prin urmare, necesită o pregătire atentă.

Veți avea nevoie

• - spații;

• - microfon;

• - videoproiector;

• - papetărie;

• - apă și gustări.

Manual de instrucțiuni

1

Realizați un plan de conferință. Acesta ar trebui să includă obiective și obiective, un program de rapoarte, numărul de participanți, resursele materiale și tehnice necesare, o estimare pentru eveniment.

2

Decideți locul și ora conferinței. Alegeți o cameră spațioasă care poate găzdui un număr mare de oaspeți. Aflați dinainte dacă este posibil să conectați echipamentul necesar în această cameră. În ceea ce privește ora, asigurați-vă că luați în considerare interesele și angajarea participanților. De exemplu, o conferință a studenților, programată vineri seara, poate provoca o atitudine extrem de negativă, deoarece tinerii obișnuiesc să se odihnească sau să meargă acasă în acest moment.

3

Aflați în detaliu subiectul conferinței. Acest lucru este necesar pentru a determina relevanța și semnificația științifică a rapoartelor. Pentru a face conferința dinamică și nu plictisitoare, luați în considerare aspecte clare, puțin studiate și controversate. Invitați vorbitorii să își formuleze părerile cu privire la problemele selectate.

4

Realizați un program de prezentări de vorbitori. Alocați 30-40% din timp pentru rapoartele în sine și dedicați restul pentru discuții. Este o dezbatere vie și interesantă care face efectiv conferința. Elaborați un regulament în așa fel încât o problemă să curgă logic în următoarea și să devină obiectul discuției.

5

Aveți grijă de baza materială și tehnică. Este posibil să aveți nevoie de o tablă interactivă, un proiector cu ecran, computer, microfon, flip chart cu foi de rupere, papetărie. La pregătirea conferinței, verificați în avans sunetul, funcționarea echipamentului video. Stabiliți dosarele cu planul evenimentului și principalele rezumate ale rapoartelor de pe tabele pentru participanți.

6

Notificați participanții și invitații conferinței despre următorul eveniment. Vorbitorii trebuie să fie supuși unei proceduri de preînregistrare obligatorii. Dacă conferința este suficient de mare, nu uitați să invitați reprezentanți ai presei și fotografi.

Sfaturi utile

Dacă conferința durează destul de mult, gândiți-vă la băuturi și mâncare. Puteți pune sticle de apă pe masă pentru fiecare participant. În timpul pauzei, oaspeții pot savura băuturi calde și gustări în stil bufet.